بيتر بروجل الصغير "فلاح عند رجل قانون" (1621)
تخضع شروط الاستقبال لاتفاقية فردية مع كل حالة تتم بين المدير والمرشح المختار قبل وصول هذا الأخير إلى مدينة نانت؛ ويتضمن هذا الاتفاق مجموع الشروط المادية للإقامة (الشروط المالية، الإقامة، تحمل المصاريف المدرسية، تنظيم الرحلة، الإجراءات الإدارية، الخ.) في هذا السياق يقوم الأمين العام للمعهد بتوجيه استبيان للمختارين ما يقرب من ستة شهور قبل وصولهم، وتكون الخدمات المتوافرة في المعهد متاحة لهؤلاء خلال تلك المدة للحصول على أي معلومات يحتاجون إليها.
تخضع المفاوضات المتعلقة بهذا الاتفاق للمبادﺉ التالية: بالنسبة للباحث، لا ينبغي أن يؤدي قضاء عام في نانت إلى أي فجوة في مستوى الحياة (أي مبدأ "دون مكاسب أو خسائر"). لو كان الباحث ينتمي إلى جامعة، يتم دعوة هذه الأخيرة للمساهمة في التمويل بقدر ما ستجني هي الأخرى ثمار هذه الفرصة؛ ويمكن أن تكون هذه المساهمة على هيئة أجازة بمرتب، أو إيفاد، أو أي شكل آخر يمكن التفاوض حوله مع معهد الدراسات المتقدمة.
كما يتم مناقشة الشروط المالية لكل حالة على حدة وفقا للأمثلة التالية:
- الزائر المقيم لا يمتلك دخلا مهنيا (مرحلة ما بعد الدكتوراه، أجازة بدون مرتب، باحث حر): في هذه الحالة يعرض المعهد منحة تستند إلى الأجر الذي يحصل عليه باحث في فرنسا من مستوى مماثل وله الأقدمية نفسها (على أساس سلم الرواتب بالمركز الوطني للبحث العلمي).
- الزائر المقيم الأجنبي يحتفظ بكل أجره أو جزء منه (متقاعد، في الأجازة التي تمنح كل سابع سنة للأساتذة): يعرض المعهد عليه منحة تأخذ في الاعتبار الخسارة في الدخل والمصاريف الإضافية المرتبطة بفترة الإقامة.
- الزائر المقيم فرنسي ويعمل بإحدى الجامعات: في حالة عدم استمتاع الباحث بأجازة العام السابع، يقوم معهد نانت للدراسات المتقدمة بالتفاوض حول اتفاق مع الجامعة التي ينتمي إليها لتكليفه (على غرار عمليات الإيفاد التي يقوم بها المركز الوطني للبحث العلمي؛ أي يتقاضى الباحث راتبه من جامعته الأصلية، ويقوم المعهد بتسديد مساهمة سنوية لهذه الأخيرة تساوي 192 ساعة من العمل)؛ أما المصاريف الإضافية المترتبة على الإقامة، فيتحملها المعهد.